Preservazione dei materiali stoccati in magazzino
COMPARTO:
Metalmeccanico, Oil&Gas
Un provider logistico, specializzato nei servizi di trasporto, movimentazione e installazione di grandi opere, ha introdotto InspectionSite per gestire, per conto del proprio cliente, l’attività di controllo e preservazione dei componenti meccanici ed elettrici destinati alla produzione di macchine rotanti.
Attività principale
Questa multinazionale, leader nella logistica, è specializzata primariamente nei servizi di trasporto, movimentazione e installazione di grandi opere, ma possiede anche una divisione dedicata a gestire la logistica delle forniture dei cliente.
In particolare, ha deciso di introdurre InspectionSite per gestire il processo di preservazione e controllo dei materiali stoccati presso i magazzini di un cliente. Ogni giorno centinaia di item spediti dai fornitori sono ricezionati: il sistema gestionale del cliente viene aggiornato e i materiali vengono etichettati con label contenenti tutte le informazioni utili (itemcode, descrizione, commessa, quantità, e relativi codici a barre).
L’attività degli operai del provider logistico consiste nel prendere in rassegna il materiale ricezionato ed eseguire delle operazioni di preservazioni per determinati codici, i quali sono soggetti a corrosione e devono essere trattati con appositi prodotti.
Per ogni esemplare trattato, l’operaio deve compilare una checklist nella quale, oltre alle informazioni dell’item, deve inserire tutta una serie di dati di preservazione: tipologia di prodotti utilizzati con indicazioni dettagliate su lotti, scadenza, quantità, data di preservazione e relativa scadenza, condizioni del materiale preservato e tutte le attività effettuate. La preservazione sui materiali ha una determinata scadenza, raggiunta la quale, per i codici ancora stoccati in magazzino, deve essere ripetuta.
Attività principale
Questa multinazionale, leader nella logistica, è specializzata primariamente nei servizi di trasporto, movimentazione e installazione di grandi opere, ma possiede anche una divisione dedicata a gestire la logistica delle forniture dei cliente.
In particolare, ha deciso di introdurre InspectionSite per gestire il processo di preservazione e controllo dei materiali stoccati presso i magazzini di un cliente. Ogni giorno centinaia di item spediti dai fornitori sono ricezionati: il sistema gestionale del cliente viene aggiornato e i materiali vengono etichettati con label contenenti tutte le informazioni utili (itemcode, descrizione, commessa, quantità, e relativi codici a barre).
L’attività degli operai del provider logistico consiste nel prendere in rassegna il materiale ricezionato ed eseguire delle operazioni di preservazioni per determinati codici, i quali sono soggetti a corrosione e devono essere trattati con appositi prodotti.
Per ogni esemplare trattato, l’operaio deve compilare una checklist nella quale, oltre alle informazioni dell’item, deve inserire tutta una serie di dati di preservazione: tipologia di prodotti utilizzati con indicazioni dettagliate su lotti, scadenza, quantità, data di preservazione e relativa scadenza, condizioni del materiale preservato e tutte le attività effettuate. La preservazione sui materiali ha una determinata scadenza, raggiunta la quale, per i codici ancora stoccati in magazzino, deve essere ripetuta.
Attività principale
Questa multinazionale, leader nella logistica, è specializzata primariamente nei servizi di trasporto, movimentazione e installazione di grandi opere, ma possiede anche una divisione dedicata a gestire la logistica delle forniture dei cliente.
In particolare, ha deciso di introdurre InspectionSite per gestire il processo di preservazione e controllo dei materiali stoccati presso i magazzini di un cliente. Ogni giorno centinaia di item spediti dai fornitori sono ricezionati: il sistema gestionale del cliente viene aggiornato e i materiali vengono etichettati con label contenenti tutte le informazioni utili (itemcode, descrizione, commessa, quantità, e relativi codici a barre).
L’attività degli operai del provider logistico consiste nel prendere in rassegna il materiale ricezionato ed eseguire delle operazioni di preservazioni per determinati codici, i quali sono soggetti a corrosione e devono essere trattati con appositi prodotti.
Per ogni esemplare trattato, l’operaio deve compilare una checklist nella quale, oltre alle informazioni dell’item, deve inserire tutta una serie di dati di preservazione: tipologia di prodotti utilizzati con indicazioni dettagliate su lotti, scadenza, quantità, data di preservazione e relativa scadenza, condizioni del materiale preservato e tutte le attività effettuate. La preservazione sui materiali ha una determinata scadenza, raggiunta la quale, per i codici ancora stoccati in magazzino, deve essere ripetuta.
La gestione dell’attività di preservazione era del tutto manuale. Gli operatori di magazzino erano completamente assorbiti dalla preparazione delle checklist che richiedeva diverse ore. Gli errori, le sviste ed il tempo perso rendevano l’intero processo scarso ed inefficiente, con frequenti richiami del cliente.
1. IDENTIFICAZIONE VISIVA DEI MATERIALI
Gli operatori in magazzino individuavano visivamente, ogni giorno, i materiali da preservare, con il supporto di un responsabile cliente
2. TRASCRIZIONE MANUALE DEI DATI
Per ogni codice preservato compilavano una tabella su un foglio di carta trascrivendo manualmente tutti i riferimenti: codice e descrizione dell’item, commessa, quantità, posizione in magazzino. Aggiungevano poi i dati riguardanti l’attività effettuata, ovvero data di preservazione e scadenza, dati sui prodotti utilizzati
3. COMPILAZIONE CARTACEA E FIRME
A fine giornata, tutto il cartaceo prodotto veniva consegnato al personale d’ufficio che iniziava l’altrettanto dispendiosa attività di compilazione delle checklist cartacee su template ufficiale del cliente. Le checklist pronte venivano nuovamente sottoposte all’operatore di magazzino per essere firmate, ed anche il responsabile apponeva la propria firma
4. VERIFICA E APPROVAZIONE CLIENTE
Una volta completate e firmate dagli attori del provider logistico, le checklist cartacee venivano consegnate al cliente per controllo, approvazione finale e sua ulteriore firma
5. ARCHIVIAZIONE FISICA DEI DOCUMENTI
Infine, tornavano al provider logistico per essere archiviate in scaffali nell’ufficio del responsabile
6. REPORTISTICA MANUALE SU EXCEL
Al fine di produrre statistiche e rendicontazioni richiesti dai committenti dei vari progetti, il responsabile cliente, aggiornava manualmente un file excel estratto dal sistema gestionale nel quale, per ogni item, aggiungeva manualmente le informazioni riguardanti la preservazione, estratte dalle checklist cartacee
7. MONITORAGGIO SCADENZE AD ALTO RISCHIO
Altrettanto onerosa e soggetta ad errori e dimenticanze umane era l’attività di controllo delle preservazioni in scadenza, che avveniva a vista, in magazzino.
Soluzione
Introdurre InspectionSite ha rivoluzionato il modo di lavorare di tutti gli attori in gioco. La piattaforma è stata customizzata per questa specifica esigenza sfruttando la funzionalità di asset management per gestire tutti gli item stoccati e le relative preservazioni. La soluzione è costituita da un portale web di back-end per il personale d’ufficio e il cliente, e da un’applicazione da utilizzare su tablet per gli operatori di magazzino.
IMPORTAZIONE AUTOMATICA DATI DA ERP
Il database degli asset (gli item) è aggiornato tramite un semplice import periodico delle ricezioni, prodotte dal gestionale del cliente
CHECKLIST INTELLIGENTI AUTO-COMPILATE
Tramite l’app, l’operatore di magazzino stesso può creare una checklist e allegare ad essa gli item che sta preservando, selezionandoli dal database. La check list si compila in automatico nella parte riguardante i dati dell’item
DOCUMENTAZIONE VISIVA DEI DIFETTI
L’ispettore compila la checklist sulla preservazione effettuata ed ha la possibilità di allegare foto all’item, in caso di non conformità rilevate, evidenziando i danni sulla foto stessa
INVIO IMMEDIATO AL CLOUD E FIRMA
A fine attività, già da App, è in grado di visualizzare l’anteprima del report pdf e in pochi secondi lo invia, già firmato, al cloud dove sarà conservato
REVISIONE E APPROVAZIONE BACKOFFICE
Il personale di ufficio, dal portale web, può visualizzare le checklist prodotte dal magazzino e metterle in revisione, in caso di errori o mancanze, o in approvazione del cliente
APPROVAZIONE DIGITALE DEL CLIENTE
Anche il cliente ha la possibilità di visualizzare da portale web le checklist già revisionate e decidere se approvarle con aggiunta automatica della propria firma
DASHBOARD KPI AUTOMATIZZATA
Tutti i dati provenienti dalle checklist aggiornano in automatico una Dashboard dedicata a statistiche e kpi come ad esempio, il numero di preservazioni effettuate in un determinato periodo, le preservazioni per commessa, il numero di difetti riscontrati, per citarne alcuni
NOTIFICHE INTELLIGENTI DELLE SCADENZE
È presente un sistema di alerting che monitora lo stato di preservazione degli item e invia notifiche per quelli in scadenza, senza più necessità di fare il controllo visivo in magazzino, soggetto a molte sviste
Risultati
L’applicazione di InspectionSite in questa realtà ha portato ad un miglioramento delle performance senza eguali, snellendo l’intero processo in tutte le sue fasi.
Il lead time dalla creazione di una checklist alla sua approvazione finale si è ridotto del 95% ed è stato completamente azzerato l‘utilizzo della carta. Per gli operatori è migliorato anche l’umore passando da dover trascrivere su carta a compilare un semplicissimo form digitale che ha semplificato e snellito il lavoro. Infine, il cliente è stato entusiasta del tool introdotto perché riceve la rendicontazione circa la preservazione dei materiali a poche ore dalle attività e non più dopo diversi giorni; inoltre il sistema è completamente in linea con la sua politica di alta attenzione al tema Green.
