Expediting e Ispezioni di qualità

Settore: Metalmeccanico

Un’azienda che produce ed eroga servizi di pompe ingegnerizzate utilizza InspectionSite per gestire e condurre le attività ispettive di Expediting, controllo sui materiali e valutazione dei fornitori

Attività principale

Vi raccontiamo brevemente il caso d’uso di un nostro cliente, tra i principali fornitori di servizi di pompe ingegnerizzate nei suoi mercati di riferimento (Oil & Gas, Water Handling & Transmission, Power Generation e Desalination), vantando un’esperienza centenaria nel settore.

Per assicurare alti standard qualitativi ed evitare costose interruzioni nella produzione e conseguenti ritardi nelle consegne ai propri clienti, l’azienda è dotata di un complesso sistema di controllo dei materiali che consiste, già a monte, in attività di Expediting e Ispezioni di Qualità presso i fornitori, in parte condotte da personale interno, in parte esternalizzate ad agenzie di servizi ispettivi.

Obiettivi

Il sistema di gestione delle visite di Expediting e ispezioni di qualità ai fornitori era ormai obsoleto e privo di automatismi, del tutto slegato dall’ERP SAP in uso. La mancanza di standardizzazione rendeva l’attività ispettiva in alcuni casi inutile a causa della lentezza dei tempi di comunicazione delle evidenze e di risposta alle problematiche riscontrate.

Inefficienza e disorganizzazione. L’attività di coordinamento e assegnazione delle ispezioni previste avveniva attraverso un uso selvaggio della mail, così come lo scambio documentale.
Lunghi tempi di redazioni dei report d’ispezione. La redazione dei report rappresentava il collo di bottiglia in un processo in cui i tempi di azione sono fondamentali: compilazione manuale soggetta ad errori, dimenticanze e lentezza di esecuzione, difficoltà nell’identificare la grande mole di materiale fotografico raccolto durante l’ispezione, note cartacee, moduli manuali e fogli excel a volte smarriti.
Ritardi nella condivisione di informazioni cruciali. Questo scenario rendeva inefficiente l’attività di controllo nel complesso perché non permetteva di intraprendere azioni di recupero efficaci in caso di ritardi delle forniture.
Difficoltà nel reperire e controllare report e documenti. Difficoltà anche per chi controllava la reportistica causati dalla mancanza di una repository condivisa e disomogeneità nella presentazione dei dati da parte degli ispettori ingaggiati per l’ispezione.

Soluzione

L’azienda ha deciso di rivolgersi ad Orangedev per studiare insieme una soluzione che permettesse una maggiore operabilità ed una sostanziale semplificazione della gestione della reportistica ispettiva delle attività di expediting ed ispezioni ai fornitori.

Prima di tutto la creazione di modelli di report secondo le specifiche dell’azienda a favore di un immediato miglioramento in termini di standardizzazione e unificazione della documentazione ispettiva, sia essa prodotta da personale interno che appartenente ad agenzie esterne.
È stata implementata l’integrazione con SAP per la creazione preventiva di report contenenti le posizioni d’ordine da ispezionare secondo schedulazione giornaliera.
L’introduzione dell’app InspectionSite ha permesso agli ispettori di prendere in carico un report e compilarlo già durante lo svolgimento dell’ispezione, tramite qualsiasi dispositivo mobile.
Il form di compilazione dell’app è intuitivo e di semplice utilizzo e facilita una raccolta dei dati priva di errori e dimenticanze.
L’ispettore inserisce i dati e acquisisce fotografie o video automaticamente associati all’item ispezionato. Ogni foto è univocamente identificata grazie ad una marca impressa dal sistema, contenente il codice dell’elemento oltre a data e ora di acquisizione. Può anche allegare al report in modo ordinato, sin da subito, qualsiasi tipo di file.
InspectionSite permette la gestione delle non conformità e dei punti di punch list, velocizzandone la risoluzione.
Il report compilato e chiuso è condiviso in tempo reale col back-end, già firmato senza necessità di stampe cartacee.
I responsabili delle attività di expediting e inspection assegnano velocemente i report agli ispettori tramite il sistema e possono contare in un’ottima archiviazione per tipologia di visita, data e fornitore, velocizzando notevolmente la ricerca del report stesso per la consultazione.

Risultati

Sia i responsabili che il personale operativo sono rimasti entusiasti dell’introduzione di InspectionSite, che ha portato un miglioramento netto nella gestione della reportistica legata alle visite presso i fornitori.

L’attività di coordinamento ed assegnazione delle ispezioni richiede solo pochi minuti ed avviene in automatico dal sistema senza dover mandare svariate e-mail.
L’attività di reporting delle ispezioni avviene pressoché in modo contestuale alla visita stessa e i tempi di redazione e consegna dei report si sono ridotti del 75% permettendo azioni di recupero tempestive in caso di ritardi nelle forniture.
Standardizzare il processo di gestione della reportistica ha migliorato anche l’aspetto qualitativo dell’attività, lasciando agli ispettori maggior tempo da dedicare alle visite e ai controlli e garantendo la generazione di report sempre ordinati, completi e di migliore comprensione da parte del back-end.

Nel complesso è stato riscontrato un miglioramento in termini di riduzione di tempi, e quindi costi legati all’attività di Expediting ed Ispezione.

Funzionalità chiave

PhotoMark

Catalogazione e identificazione di tutte le foto acquisite in fase d’ispezione, velocemente e direttamente associate agli elementi ispezionati senza errori. È possibile inserire informazioni aggiuntive, quali: codice articolo, nome cantiere, data e ora, coordinate GPS.

Sign

L’utente può caricare e salvare la propria firma sull’APP o firmare direttamente da touchscreen del dispositivo, permettendo la produzione di report firmati automaticamente anche in più posizioni o pagine. È possibile acquisire più firme, nel caso in cui il report debba essere firmato da più soggetti.

Compliance

Permette di gestire le non conformità in modo semplice e secondo criteri personalizzabili. È possibile vedere facilmente quali ispezioni o singoli elementi sono non conformi e tenere traccia delle non conformità, anche a seguito della loro risoluzione.

Report

I modelli di report sono completamente personalizzati in base alle proprie esigenze. Il sistema genera report di output, anche di grandi dimensioni e contenenti centinaia di foto, in vari formati (PDF, Word, Excel), evitando l’onerosa attività manuale di redazione e ordinamento delle foto.

BigMedia

Conservazione sul Cloud di tutti i dati, gli allegati e le foto acquisite in risoluzione originale, senza occupare spazio nei dispositivi o storage aziendali. È possibile condividerli facilmente con il cliente, il back office o scaricabili in locale, anche separatamente dai report.

Import

Permette di importare massivamente i dati delle ispezioni da effettuare, creando preventivamente i report con le informazioni precompilate e disponibili sull’APP.

Mailer

Permette di inviare copia dei report e/o i media allegati al committente o ad altri destinatari simultaneamente.