Inspection de la qualité et expédition

Secteur d’activité : Industrie mécanique

Découvrez comment une entreprise qui fabrique et fournit des services de pompes techniques utilise InspectionSite pour effectuer des activités d’expédition, des tests de matériaux et des évaluations de fournisseurs.

Activités principales

Vous trouverez ci-dessous un bref cas d’utilisation concernant l’un des plus grands fournisseurs de pompes techniques, opérant dans divers secteurs : services pétroliers et gaziers, traitement et transmission de l’eau, production d’électricité et dessalement. Notre client possède une expérience centenaire dans son secteur d’activité. Afin de garantir des normes de qualité élevées et d’éviter des pannes coûteuses entraînant des retards de livraison, notre client s’appuie sur un ensemble complexe de procédures de contrôle des matériaux telles que l’expédition et les inspections sur site des fournisseurs, qui sont en partie réalisées par son personnel interne et en partie confiées à des agences d’inspection tierces.

Défis

La manière dont notre client gérait l’expédition et l’inspection de la qualité était, il est vrai, dépassée, non automatisée et totalement déconnectée du système ERP SAP, qui est utilisé pour la planification de la production et la gestion intégrée des matériaux entrants. L’absence de normalisation du processus d’inspection rendait parfois les inspections inutilisables, car l’envoi des données collectées prenait du temps et la prise de mesures correctives en temps réel pour résoudre les problèmes s’avérait impossible.

Défauts de coordination des activités et mauvais partage des informations. La coordination et l’attribution des inspections au personnel de terrain ont demandé un effort considérable et reposaient trop sur les courriels pour l’échange d’informations et de documents.
L’émission de rapports d’inspection prenait autrefois beaucoup de temps.Transmettre des informations et prendre des mesures correctives rapidement est essentiel lorsqu’il s’agit de publier des rapports d’inspection, et c’est là que notre client se heurtait à des goulots d’étranglement. L’émission de rapports d’inspection prenait beaucoup de temps ; la compilation manuelle des rapports entraînait des erreurs et des omissions ; l’appel et l’organisation de la plupart des supports visuels relatifs aux inspections s’avéraient problématiques ; les feuilles volantes annotées, les formulaires non automatisés et les feuilles de calcul parfois égarées rendaient la normalisation très médiocre.
Retards dans le partage d’informations vitales. Il était pratiquement impossible d’émettre et de déployer un rapport dans les minutes qui suivaient l’inspection de l’équipement, ce qui nuisait à la qualité globale de l’audit lui-même, puisqu’il était impossible de demander une compensation aux fournisseurs pour les retards de livraison.
Difficultés pour appeler et vérifier les rapports et documents.L’absence de partage d’un référentiel de documents a entraîné des retards et des difficultés lors de la phase de vérification et une mauvaise normalisation des formulaires déployés par les professionnels de l’inspection.

Solution

Notre client a finalement choisi Orangedev pour élaborer une solution convenue afin d’améliorer la fonctionnalité et d’adopter une nouvelle approche pour rationaliser la procédure de rapport pour l’évaluation et l’expédition des fournisseurs.

Tout d’abord, nous avons conçu des formulaires de rapport selon les spécifications de nos clients, ce qui a permis d’améliorer les pratiques de normalisation et de formalisation des procédures de rapport d’inspection, indépendamment du fait que les inspections soient effectuées par le personnel interne ou par des agences tierces.
L’intégration avec SAP a été mise en œuvre pour générer automatiquement des formulaires de rapports d’inspection quotidiens indiquant la priorité des éléments de la liste de contrôle en fonction des programmes d’inspection quotidiens.
La mise en œuvre de l’application InspectionSite a permis aux inspecteurs d’accéder aux formulaires de rapport depuis n’importe quel appareil mobile et de les remplir pendant l’inspection.
La compilation d’un formulaire de rapport à l’aide de l’application est facile et intuitive, et permet une collecte de données exempte d’erreurs et d’omissions.
Les techniciens d’inspection saisissent les données et capturent des photos ou des vidéos automatiques associées aux articles inspectés. Chaque photo est signalée sans ambiguïté, horodatée et codée par le système. En outre, les utilisateurs peuvent joindre tout type de fichier à leurs rapports en temps réel et de manière systématique.
InspectionSite vous aide à gérer les problèmes de non-conformité et les éléments de la liste de contrôle, en réagissant rapidement aux situations dès qu’elles se présentent.
Une fois que vos rapports sont compilés et signés numériquement, partagez-les en temps réel avec votre personnel de back-end. Vous n’avez plus besoin de faire circuler des copies papier pour les faire signer.
Les responsables de l’expédition et de l’inspection envoient rapidement les rapports aux techniciens sur le terrain par le biais du système, et peuvent compter sur un système de stockage de pointe pour les rapports d’inspection, car ils sont triés par type, date et fournisseur, ce qui accélère la récupération d’un rapport pour une référence ultérieure.

Résultats finaux

Le personnel sur le terrain et l’équipe de direction sont extrêmement satisfaits d’InspectionSite, car il a considérablement simplifié la procédure d’établissement des rapports d’inspection des fournisseurs.

Les visites d’inspection peuvent être automatiquement coordonnées et attribuées aux techniciens de terrain par le système en quelques minutes, ce qui met fin aux échanges de courriels.
La compilation d’un rapport d’inspection est pratiquement simultanée à chaque inspection ; une réduction de 75% du temps a été observée dans l’élaboration et la soumission d’un rapport, permettant ainsi à notre client de demander une compensation rapide pour les retards de livraison des fournisseurs.
De plus, la rationalisation de la procédure d’établissement des rapports d’inspection a renforcé l’aspect qualitatif du processus d’inspection, permettant aux techniciens de terrain de consacrer plus de temps aux inspections et aux vérifications et garantissant la création de rapports complets et ordonnés que le personnel de l’administration peut facilement établir.

Dans l’ensemble, on a constaté une amélioration significative de la gestion du temps ainsi que de la rentabilité de l’expédition et de l’inspection.

Fonctionnalités principales

PhotoMark

Trier et identifier les images acquises lors de l’inspection, rapidement et sans erreur d’appariement. Il est possible de marquer chaque support avec des informations, telles que : code article, nom du site, date et heure, coordonnées GPS.

Signe

L’inspecteur peut télécharger et enregistrer sa propre signature à partir de l’APP ou signer directement sur l’écran tactile de l’appareil, ce qui permet la création automatique de rapports déjà signés, même en plusieurs positions ou pages. Il est également possible d’acquérir des signatures multiples, dans le cas où les rapports doivent être signés par plusieurs inspecteurs.

Conformité

Il vous permet de gérer les non-conformités de manière simple selon des critères personnalisables. Vous pouvez facilement voir quelles inspections ou quels éléments individuels sont non conformes et suivre les non-conformités même après leur résolution.

Rapport

Les modèles de rapports sont totalement personnalisés en fonction de vos besoins. Les rapports de sortie de grande taille et contenant des centaines de photos sont également gérés et disponibles en PDF, Word, Excel.

BigMedia

Stockage des données et des photos dans leur taille originale sans occuper l’espace des appareils ou du stockage de l’entreprise. Vous pouvez facilement les partager avec les clients/le back-office ou les télécharger sur des appareils locaux.

Importation

Permet d’importer des données relatives aux inspections à effectuer, afin de créer des rapports avec des informations pré-remplies.

Mailer

Courriers automatiques pour envoyer des copies de rapports et/ou de médias à des clients ou à d’autres destinataires en même temps.